4 fausses idées répandues sur le registre unique du personnel

1 – « C’est mon Expert-Comptable qui s’en occupe »

C’est une erreur de penser que votre expert-comptable s’occupe de tenir à jour votre registre unique du personnel et qu’il suffit de l’appeler en cas de contrôle pour qu’il vous le fasse parvenir !

Certes, il semble bien placé pour s’occuper de ce registre (surtout dans le cas où celui-ci prend déjà en charge la paie pour votre entreprise). Cependant, rares sont les experts-comptables qui prennent la responsabilité de tenir le registre unique du personnel pour le compte de leurs clients. Ils peuvent-être amenés à vous conseiller, voir même à vous aider à mettre à jour ce registre en cas de contrôle imminent mais cela resterait une prestation ponctuelle et très probablement facturée.

Le risque encouru serait en effet trop important. En effet, ils ne sont pas au courant de toutes vos entrées et sorties de personnel (notamment pour les intérimaires ou les stagiaires). L’expert-comptable peut néanmoins vous communiquer une extraction appelée « Journal des entrées et sorties de personnel ». Attention cet état ne fait pas office de registre du personnel en cas de contrôle de l’inspection du travail.

2 – « J’édite un registre conforme directement de mon logiciel de paie »

Certains logiciels de paie ont en effet une fonction « Registre unique du personnel ». D’ailleurs, aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel. « Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier – informatiques notamment – ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier. ».

Cependant, plusieurs limites se présentent à une extraction du registre unique du personnel d’un logiciel de paie :

• elle n’intègre pas les stagiaires non rémunérés (qui doivent impérativement figurer dans le registre unique du personnel depuis le 10 juillet 2014)
• elle n’intègre pas les entrées et sorties du personnel intérimaire
• elle ne permet pas de rendre « traçable » ni de conserver l’historique des modifications et corrections apportées sur des informations relatives à vos employés
• elle ne conserve pas en mémoire les salariés qui ont quitté l’entreprise
• elle ne présente pas nécessairement les employés dans l’ordre chronologique d’embauche

3 – « Je le conserve au siège de mon entreprise »

Ce n’est pas suffisant dans le cas où votre entreprise comprend plusieurs établissements ! En effet, dans le cas d’entreprises multi-sites, comprenant plusieurs magasins, plusieurs bureaux indépendants, ou simplement des centres de gestion séparés du siège, un registre unique du personnel spécifique doit être tenu dans chacun d’eux. Ces registres doivent être mis à la disposition sur place de l’inspection du travail en cas de contrôle.

4 – « Je ne risque rien en cas de contrôle »

La réglementation impose qu’en cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté sur place. Un registre absent, des mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Ne vous posez plus la question de votre conformité par rapport aux registres sociaux et dégagez vous du temps précieux à consacrer à votre activité.

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