Focus sur la déclaration de confidentialité des comptes annuels

En principe, toute entreprise a l’obligation de déposer auprès du greffe du tribunal de commerce ses comptes sociaux, afin que ceux-ci soient rendus publics. Certaines entreprises peuvent toutefois échapper à cette publication : lesquelles ?

1) Obligation de déposer les comptes sociaux : quelques rappels…

Le principe. Certaines sociétés sont dans l’obligation de déposer leurs documents comptables au greffe du tribunal de commerce où elles sont immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Lesquelles ? Il s’agit :

       - des sociétés par actions (de type sociétés anonymes, sociétés par actions simplifiées, etc.) ;

        - des sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL pour « entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ;

       - des sociétés en nom collectif (SNC) et des sociétés en commandite simple (SCS) dont tous les associés en nom ou les commandités sont :

             - des SARL

            - des sociétés par actions ;

             - d’autres SNC ou SCS dont tous les associés en nom ou commandités sont des SARL ou des sociétés par actions.

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Dans quel délai ? Le dépôt doit avoir lieu :

      - dans le mois qui suit l’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale des associés ;

      - dans les 2 mois suivant cette approbation si le dépôt est effectué par voie électronique.

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Quels documents sont concernés ? Les sociétés soumises à cette obligation doivent déposer en format certifié conforme par le représentant légal de la société :

      - les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ;

      - le rapport de gestion, s’il s’agit de sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché règlementé ou sur Euronext Growth ;

       - le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes sur les comptes annuels ;

       - etc.

A noter. La liste des documents à fournir varie selon la forme de la société concernée.

En principe, les comptes déposés auprès du greffe font l’objet d’un avis publié au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Cette publication permet au public de prendre connaissance des documents déposés et de leur contenu.

Une exception ? Il est possible, pour certaines entreprises, de déposer leurs comptes de manière confidentielle.

Pourquoi ? Eviter d’exposer le détail de ses documents comptables au public peut permettre à une entreprise de protéger le lien de confiance la liant à ses partenaires et fournisseurs, notamment si elle traverse une phase de turbulence.

Dépôt des comptes ≠ publication des comptes. Il est important de distinguer :

     - le dépôt des comptes sociaux auprès du greffe, qui constitue une obligation impérative pour toutes les sociétés qui y sont soumises ;

     - la publication de ces comptes qui peut, dans certains cas, être évitée.

2) Déclaration de confidentialité des comptes : pour qui ?

Avant toute chose, attention à ne pas confondre :

      - la notion de « micro-entreprise », qui désigne une taille d’entreprise ou de société, que nous allons développer ici ;

- et la notion de « micro-entrepreneur » ou « d’auto-entrepreneur », qui renvoie à l’application d’un régime fiscal et social particulier.

Les entreprises concernées par l’option. Seules certaines entreprises ont la faculté de déposer leurs comptes sociaux de manière confidentielle, lorsqu’elles répondent à au moins 2 conditions sur 3 :

Sont toutefois exclues de cette possibilité d’option :

      - les établissements de crédit et les sociétés de financement ;

       - les entreprises d’assurance et de réassurance, et les structures assimilées ;

       - les entités dont les titres financiers sont admis aux négociations sur un marché règlementé ;

       - les entités qui font appel à la générosité du public ;

       - ainsi que :

           - les micro-entreprises dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières,

           - les petites et moyennes entreprises appartenant à un groupe de société.

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Différentes entreprises, différentes modalités. Les options de confidentialité ouvertes aux entreprises concernées diffèrent selon leur taille :

       - les micro-entreprises peuvent demander la confidentialité de leurs comptes annuels ;

       - les petites entreprises peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat ;

       - les moyennes entreprises peuvent, de leur côté, demander que ne soit rendue publique qu’une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe, conformément aux règles établies par l’Autorité nationale des Comptes (ANC).

Concernant le rapport du commissaire aux comptes (CAC). Si l’entreprise a désigné un commissaire aux comptes et qu’elle opte pour la confidentialité de ses comptes, il est prévu :

       - pour une micro-entreprise, que le rapport du commissaire aux comptes ne soit pas rendu public ;

       - pour les petites et moyennes entreprises, que le rapport ne soit pas rendu public, mais que les documents qui le sont comportent une mention précisant si le CAC :

           - a certifié les comptes sans réserve ;

           - a certifié les comptes avec réserves ;

           - a refusé de certifier les comptes ;

           - a été dans l’incapacité de certifier les comptes ;

           - a rendu un rapport faisant référence à une ou plusieurs question(s) sur laquelle/lesquelles il a attiré spécialement l’attention, sans pour autant assortir la certification de réserves.

3) Déclaration de confidentialité : comment ?

Une « déclaration » à faire. Pour bénéficier de l’option de confidentialité, les entreprises doivent remplir une déclaration en ce sens, établie selon le modèle prévu :

       - ici, pour les micro-entreprises ;

       - ici, pour les petites entreprises ;

       - ici, pour les moyennes entreprises.

En pratique, le plan des déclarations de confidentialité reprend le schéma suivant :

       - un bloc relatif au déclarant (dénomination ou raison sociale de l’entreprise, numéro d’immatriculation, etc.) ;

       - un bloc relatif à l’objet de la déclaration (option de confidentialité) ;

       - un bloc relatif à l’engagement du déclarant que l’ensemble des renseignements déclarés sont exacts et que l’entreprise est bien éligible à ce type d’option.

Après avoir reçu la déclaration de confidentialité, le greffier du tribunal peut délivrer un certificat attestant du dépôt des comptes annuels par l’entreprise et du fait que ceux-ci ne sont pas communicables aux tiers.

Une limite à connaître ! Attention, même en présence d’une déclaration de confidentialité, les comptes des entreprises restent accessibles aux autorités judiciaires et administratives, ainsi qu’à certaines personnes morales qui financent ou investissent directement ou indirectement dans ces entreprises ou leur fournissent des prestations (de type banques ou sociétés d’assurance).

En conclusion

Les micros, petites et moyennes entreprises peuvent opter pour la confidentialité des comptes annuels qu’elles sont tenues de déposer auprès du greffe du tribunal de commerce. Cette faculté leur donne la possibilité d’empêcher la communication de ceux-ci au public et notamment, à leurs partenaires et fournisseurs, afin de sauvegarder la qualité de leurs relations commerciales !

Sources :

- Articles L 232-21 et suivants du Code de commerce (publicité des comptes)

- Articles R 123-111 et suivants du Code de commerce (option de confidentialité)

- Articles R 232-19 et suivants du Code de commerce (publicité des comptes)

- Article L 123-16-2 du Code de commerce (sociétés exclues de l’option de confidentialité)

- Article R 123-154-1 du Code de commerce (certificat délivré par le greffe)

- Article A 123-61-1 du Code de commerce (modèle-type de la déclaration de confidentialité)

- Article L 232-25 du Code de commerce (personnes ayant accès aux comptes déposés ayant fait l’objet d’une déclaration de confidentialité)

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