Digitalisation des sociétés : le point sur la dématérialisation des registres de société

Depuis quelques mois déjà, certaines sociétés ont la possibilité d’établir et de tenir leurs registres sous format électronique. Quelles sont les sociétés concernées ? Quels sont les documents concernés ? Comment dater et signer ces documents ? Eléments de réponses…

1. Avant la dématérialisation : ça se passait comment ?

Avant le 4 novembre 2019, dans les sociétés commerciales, les procès-verbaux (PV) des décisions des associés, de même que les registres sur lesquels ils étaient conservés, devaient être établis sous format papier uniquement.

Un formalisme des plus stricts. Ainsi, les PV devaient être établis sur un registre spécial, tenu au siège social de la société, coté et paraphé soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal judiciaire, soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint.

Par soucis de simplification toutefois, les PV pouvaient être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l’autorité qui les a paraphées.

2 exceptions

Avant le 4 novembre 2019, seules deux types de sociétés pouvaient avoir recours à la dématérialisation pour certains de leurs registres : les SAS (sociétés par actions simplifiées) et les SASU (sociétés par actions simplifiées unipersonnelles).

SAS.

Dans les SAS, les procès-verbaux des décisions des actionnaires pouvaient, en effet, être établis sous forme électronique.

SASU.

Quant aux SASU, le registre reprenant les décisions de l’actionnaire unique pouvait revêtir une forme électronique.

La dématérialisation : une nécessité ?

Face aux progrès technologiques, et pour soutenir les sociétés dans leur transition digitale, certaines d’entre elles peuvent désormais recourir, pour certains documents seulement, à la dématérialisation. Concrètement, elles vont pouvoir établir et tenir certains de leurs registres sous format électronique. Quelles sont les sociétés et les registres concernés ?

2. La dématérialisation des registres : pour qui ?

Une liste limitative

La liste des sociétés pouvant recourir à la dématérialisation de leurs registres est limitativement fixée par la loi.

Sociétés visées

Sont concernées :

• les SNC (sociétés en nom collectif) ;

• les SCS (sociétés en commandite simple) ;

• les SARL (sociétés à responsabilité limitée) et les EURL (entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée) ;

• les SA (sociétés anonymes) ;

• les SAS et les SASU (sociétés par actions simplifiées unipersonnelles) ;

• les sociétés civiles ;

• et les commerçants, personnes physiques, relevant du régime fiscal de la micro-entreprise.

3. La dématérialisation des registres : pour quoi ?

Une liste limitative

Tout comme les sociétés concernées, la liste des documents pouvant être tenus sous format électronique (donc dématérialisés) est limitativement prévue par la Loi.

Documents visés

Sont concernés :

• les PV des délibérations des associés de SNC et de SCS et le registre spécial sur lequel ils sont inscrits ;

• les décisions et conventions réglementées prises par l’associé unique d’une EURL et les registres sur lesquelles elles sont inscrites ;

• les PV des assemblées et des consultations écrites des associés de SARL, et le registre sur lequel ils sont inscrits ;

• le registre de présence signé par les administrateurs de SA participant à la séance du conseil d'administration ;

• le registre des délibérations du conseil d'administration des SA ;

• le registre de présence signé par les membres du conseil de surveillance des SA participant à la séance du conseil ;

• les PV des délibérations du conseil de surveillance des SA, et le registre spécial sur lequel ils sont inscrits ;

• les PV des assemblées générales de SA, et le registre sur lequel ils sont inscrits ;

• le livre mentionnant chronologiquement le montant et l'origine des recettes perçues par les commerçants, personnes physiques, relevant du régime fiscal de la micro-entreprise au titre de leur activité professionnelle ; lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement, le registre récapitulé par année présentant le détail de leurs achats ;

• les PV des assemblées et des consultations écrites des associés de société civile, ainsi que le registre sur lequel ils sont inscrits.

4. La dématérialisation des registres : datation et signature des documents

Une datation précise

Les PV, décisions, mentions des conventions et registres tenus électroniquement sont datés de façon électronique par un moyen d’horodatage qui offre toutes les garanties de preuve. Il en va de même du livre et du registre tenus spécialement par les commerçants : ils doivent être identifiés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie de preuve.

Une signature qui respecte certaines exigences

Les PV, décisions et registres dématérialisés sont signés au moyen d’une signature électronique qui respecte au minimum les exigences relatives à une signature électronique avancée, telles que prévues par le règlement européen dit « eiDAS ». Pour mémoire, la signature électronique avancée est une signature qui :

• est liée au signataire de manière univoque ;

• permet d’identifier le signataire ;

• est créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;

• est liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Spécificité pour les SAS et les SASU

Dans les SAS et les SASU, l’obligation de prévoir une signature électronique qui respecte au minimum les exigences relatives à une signature électronique avancée n’est prévue qu’en cas de silence des statuts sur les modalités d’établissement des PV et de tenue des registres sous forme électronique.

Qu’en est-il de la certification ?

Les copies ou extraits de procès-verbaux des délibérations des organes sociaux des SNC, des SA et des sociétés civiles peuvent être certifiés conformes par le dirigeant de la société concernée.

Une certification qui respecte certaines exigences. Cette certification peut se faire au moyen d’une signature électronique qui respecte, elle aussi, les exigences relatives à une signature électronique avancée, telles que prévues par le règlement européen dit « eiDAS ».

En conclusion

La dématérialisation des registres de sociétés, destinée à soutenir la digitalisation des sociétés, est aujourd’hui réservée à certaines sociétés seulement, et uniquement pour certains documents. Parallèlement à leur tenue sous format électronique, ces documents doivent être signés au moyen d’une signature électronique qui respecte des exigences précises.

Sources :

• Articles R 221-3 et suivants du code de commerce (SNC)

• Article R 223-26 du code de commerce (EURL/SARL)

• Articles R 225-20 et suivants du code de commerce (SA)

• Article R 227-1-1 du code de commerce (SAS et SASU)

• Article D 123-205-1 du code de commerce (commerçants personnes physiques relevant du régime fiscal de la micro-entreprise)

• Décret n°78-704 du 3 juillet 1978 relatif à l'application de la loi n° 78-9 du 4 janvier 1978 modifiant le titre IX du livre III du code civil (sociétés civiles)

• Décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants

• Règlement UE n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur

‍