La DPAE : 1ère formalité liée à l’embauche

La Déclaration Préalable à l’Embauche, dite DPAE, est une obligation déclarative de l’employeur. Il s’agit de l’une des premières formalités à l’embauche pour chaque salarié que vous avez l’intention d’embaucher.

Elle doit être effectuée dans les 8 jours précédant l’embauche effective d’un salarié. Elle constitue un moyen de preuve de la date d’embauche auprès des services de contrôle (URSSAF ou inspection du travail).

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1. A quoi sert le DPAE ? 

Vous devez faire une DPAE pour :

• ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux,
• être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,
• bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels,
• satisfaire aux demandes des différentes administrations qui vous contrôlent, et ainsi, éviter toutes sanctions liées, notamment, au travail dissimulé.

2. Pour quelles embauches dois-je faire une DPAE ? 

Vous devez déclarer toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, son secteur d’activité, la taille de son effectif, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement de votre salarié.

3. Les modalités de déclaration

La DPAE doit être transmise dans un délai de 8 jours avant l’embauche et comporter certaines mentions obligatoires. Pour plus de simplicité, elle peut être adressée via Internet.

4. Les dispenses de déclaration et les déclarations spécifiques

Certaines catégories de personnel sont exonérées de DPAE (stagiaires, bénévoles, volontaires du service civique…) ainsi que les adhérents à certaines offres de service de simplification (Tese, CEA, TFE, Guso).

En revanche, des dispositions particulières sont prévues pour les départements d’Outre-mer, les entreprises de travail temporaire, les assistantes maternelles.

5. Les sanctions applicables en cas d’absence

Si vous n’effectuez pas de DPAE vous vous exposez à :

• des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de     Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration,
• des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 3,52 €     en 2016),
• des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé     par dissimulation d’emploi salarié.

En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :

• 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique,

225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale