La tenue d’une assemblée générale de A… à Z

La tenue d’une assemblée générale constitue un temps fort de la vie d’une société. Réunion permettant la prise de décisions collectives, son organisation obéit toutefois à un schéma et des règles stricts, dont il est nécessaire de maîtriser l’articulation. Quelles sont les informations essentielles à savoir sur le sujet ?

1) Assemblées générales : quelques rappels…

2 sortes d’assemblées générales.

Pour mémoire, les sociétés (qu’elles soient civiles ou commerciales) peuvent tenir 2 sortes d’assemblées générales :

- des assemblées générales « ordinaires » (dites « AGO ») qui sont celles ayant trait aux décisions régissant la vie courante de la société (comme par exemple l’approbation de ses comptes annuels) ;

- des assemblées générales « extraordinaires » (dites « AGE ») qui constituent des réunions spéciales intervenant pour des motifs précis et générant un changement important, comme une modification des statuts de la société ou l’agrément d’un nouvel associé.

Tenue d’une AG ordinaire : quand ?

En principe, une AGO est tenue au moins une fois par an : toute société est en effet tenue, dans les 6 mois qui suivent la clôture de son exercice, de tenir une AG ordinaire en vue d’approuver les comptes de l’exercice écoulé.

Tenue d’une AG extraordinaire : quand ?

En raison de leur caractère exceptionnel, il n’est pas possible d’établir un calendrier régulier de la tenue d’AG extraordinaires. Celles-ci ont lieu dès lors qu’un motif particulier le justifie.

SA ou SARL ?

Sans rentrer dans le détail, il faut savoir que les règles de tenue des assemblées générales diffèrent selon qu’il s’agit d’une société par actions (de type société anonyme – SA) ou non (de type société à responsabilité limitée – SARL). Quant aux sociétés par actions (SAS), leurs règles de fonctionnement résultent en majorité de la seule volonté des associés, notamment en ce qui concerne les conditions et la forme de tenue des assemblées générales. Il est donc nécessaire de se référer aux statuts de la société, afin de faire le point sur leur contenu à ce sujet.

A noter pour les SAS. La Loi impose toutefois aux associés d’une SAS de prendre des décisions collectives sur certains points, parmi lesquels :

- l’augmentation, l’amortissement ou la réduction du capital de la société ;

- la fusion ou la scission ainsi que les apports partiels d'actif soumis au régime des scissions ;

- la nomination des commissaires aux comptes ;

- l’approbation des comptes annuels et l’affectation des bénéfices ;

- la dissolution de la société ;

- la transformation de la SAS en une société d'une autre forme.

2) Etape 1 : établir l’ordre du jour

Le principe.

La tenue d’une AG (qu’il s’agisse d’une AGO ou d’une AGE) nécessite l’établissement d’un ordre du jour. Celui-ci a vocation à déterminer, en amont de la réunion, les questions et les sujets qui seront abordés au cours de celle-ci.

Qui l’établit ?

L’ordre du jour doit être établi par l’auteur de la convocation à l’AG. En pratique, il s’agit généralement :

- du ou des gérant(s), pour les SARL ;

- du président pour les SAS (selon le mode de gouvernance choisi) ;

- du conseil d’administration, du directoire ou du conseil de surveillance pour les SA.

Bon à savoir.

Notez qu’une AG peut également être convoquée par le commissaire aux comptes (CAC) de la société, un mandataire ou administrateur judiciaire, ou encore, dans certaines situations, par les actionnaires ou associés de la société.

Exemple.

Au sein d’une SARL, un ou plusieurs associés détenant la moitié des parts sociales ou détenant, s’ils représentent au moins le dixième des associés, le dixième des parts, peuvent demander la réunion d’une assemblée.

Un contenu libre…

En principe, le contenu de l’ordre du jour est établi librement par l’auteur de la convocation. Il existe toutefois des exceptions, notamment dans le cas de la tenue d’une AG ayant vocation à approuver les comptes annuels d’une SARL : dans cette situation, l’ordre du jour doit impérativement prévoir l’approbation du rapport de gestion, de l’inventaire et des comptes annuels établis par les gérants.

… mais précis !

L’ordre du jour doit toutefois impérativement libeller avec précision et clarté les questions qui vont être abordées durant la réunion, sous peine de sanctions.

3) Etape 2 : convoquer les participants à l’AG

Qui ?

L’auteur de la convocation doit ensuite convoquer l’ensemble des associés ou actionnaires de la société, qui ont tous le droit de participer à la prise des décisions collectives.

A noter.

S’il y a un commissaire aux comptes, la convocation à l’AG doit également lui parvenir.

Comment ?

Le formalisme de la convocation à l’AG est arrêté par les statuts de la société. Généralement, il est requis que cette convocation soit faite sous forme de l’envoi d’une LRAR ou, sur proposition de la société, sous forme d’un envoi par voie électronique.

Le point sur l’avis de convocation : au sein des SA.

Au sein des SA, l’envoi de la convocation individuelle à l’AG doit impérativement être précédé de l’envoi d’un avis de réunion qui a pour objectif d’avertir les actionnaires de la tenue prochaine d’une AG et de leur permettre de demander, toutes conditions remplies, l’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolution.

Et pour les SARL ?

L’envoi d’un avis de réunion n’est pas impératif au sein des SARL : il ne doit être effectué qu’à la demande des associés qui le réclament.

Contenu de la convocation.

Le contenu de la convocation va différer selon la forme de la société :

- dans le cas d’une SARL, la convocation doit impérativement indiquer le jour, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour de l’assemblée ; elle peut également contenir la mention de la dénomination de la société, son numéro d’identification, etc. ;

- dans le cas d’une SA, la convocation doit, elle, comporter un ensemble de mentions obligatoires, parmi lesquelles la dénomination de la société, sa forme, le montant de son capital social, etc.

Convocation à l’AG : quand ? Là encore, le délai de convocation des associés ou actionnaires à l’AG va varier selon la forme de la société :

- dans le cas d’une SARL, les convocations doivent, sous réserve de certaines exceptions, être envoyées au moins 15 jours avant la date de tenue de l’assemblée (ce délai pouvant être réduit dans certains cas) ;

- dans le cas d’une SA, le délai entre la date de l'envoi des convocations individuelles par courrier postal ou électronique et la date de l'assemblée est au minimum :

o de 15 jours sur première convocation ;

o de 10 jours sur convocation suivante (ce qui arrive lorsque l’assemblée n’a pas pu, lors de sa première tenue, prendre de décision valable).

Tenue de l’AG : où ?

En principe, l’AG se tient au siège social de la société, sauf mention contraire des statuts.

4) Etape 3 : respecter le droit de communication préalable des associés

Le principe.

Le droit de communication préalable des associés et actionnaires de la société leur permet d’obtenir, en amont de l’AG, la communication de certaines informations ou de certains documents nécessaires à la bonne compréhension des points qui seront abordés pendant l’AG.

Quels documents ?

La teneur des documents concernés par le droit de communication dépend de la nature de l’AG tenue (AGO ou AGE) et du type de société concernée.

Exemple.

Au sein d’une SARL, en vue de l’AG d’approbation des comptes, les associés doivent recevoir les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions proposées par le gérant, ainsi que celui des résolutions proposées par les associés, les comptes consolidés, le rapport sur la gestion du groupe et les rapports du commissaire aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés 15 jours au moins avant la date de l'assemblée.

Comment ?

La communication des documents peut s’effectuer soit par envoi aux associés ou actionnaires, ou, pour certains d’entre eux, par consultation au siège social de la société.

5) Etape 4 : faire le point sur les questions écrites

En bref.

Les associés d’une société disposent du droit de poser des questions écrites au dirigeant de la société. Ce dispositif vise à leur permettre d’être informés sur la gestion sociale de la société, en amont de la tenue d’une AG.

Quand ?

L’étendue du droit de poser des questions écrites, ainsi que le délai imparti pour le faire, diffèrent la forme de la société et la nature de l’AG qui doit se tenir (AGO et AGE).

Exemple.

Au sein d’une SARL, les associés ont le droit, dans le cadre de la tenue de l’AG annuelle d’approbation des comptes, de poser des questions écrites dès communication des documents liés à l’AG.

Qui répond ?

La réponse aux questions écrites posées est faite :

- par le gérant, au sein des SARL ;

- par le président dans une SAS ;

- par le conseil d’administration ou le directoire, au sein de SA.

Quand ?

La réponse aux questions écrites doit en principe être apportée au cours de l’AG. Notez qu’une réponse différée est toutefois acceptée en cas de questions complexes.

6) Etape 5 : tenir l’AG

Focus sur la représentation des associés.

Au cours d’une AG, les associés et actionnaires peuvent décider de mandater un autre associé pour les représenter. Ils sont dans ce cas tenus d’établir un mandat, de préférence par écrit, qui autorise le mandataire à voter en leur nom à toutes les résolutions inscrites à l’ordre du jour.

Attention à la feuille de présence.

Une feuille de présence doit en principe être tenue à chaque assemblée générale. Celle-ci est obligatoire au sein des SA et facultative (bien que recommandée) au sein des SARL.

Quel contenu ?

Cette feuille de présence doit comporter un certain nombre d’informations, parmi lesquelles les nom, prénom et domicile de chaque associé présent ou réputé comme tel (par exemple en raison de sa participation par visioconférence ou par des moyens de télécommunication).

Maîtriser le quorum.

En principe, la validité des décisions prises en AG est subordonnée à la présence ou à la représentation d’associés détenant un nombre minimal d’actions ou de parts sociales. Le quorum requis diffère selon la nature de l’assemblée convoqué et de la société concernée.

Le débat et le vote des résolutions.

Au cours de l’AG, le président de l’assemblée (qui est souvent en pratique le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance pour les SA, le président dans une SAS ou le gérant dans le cas d’une SARL) ouvre les débats, les dirige et veille à les modérer au besoin.

Le point sur le droit de vote et ses modalités.

L’ensemble des associés votent ensuite sur l’ensemble des résolutions qui leur sont soumises. Notez qu’ils peuvent également s’abstenir de voter, sans avoir à justifier leur choix.

Calcul du nombre de voix.

Au sein d’une SARL, chaque associé dispose d’un nombre de voix égal à celui des parts qu’ils possède. Au sein d’une SA, le nombre de voix est proportionnel à la quotité de capital que ses actions représentent. Au sein d’une SAS, tout va dépendre de ce qui est prévu dans les statuts.

Modalités du vote.

Le vote des associés ou actionnaires peut se faire à main levée, par bulletin de vote ou encore par boitier électronique. Il est également possible que le vote s’effectue par voie de scrutin secret afin de préserver l’anonymat de vote des associés ou actionnaires.

7) Etape 6 : gérer les formalités postérieures à l’AG

Etablir le PV d’AG.

Quelle que soit la forme de la société concernée et la nature de l’AG, les décisions prises au cours de celles-ci doivent impérativement donner lieu à l’établissement d’un procès-verbal (PV).

Quel contenu ?

Celui-ci doit contenir un certain nombre d’informations, parmi lesquelles la date et le lieu de la réunion, le mode de convocation, l'ordre du jour, etc.

Signature du PV.

Pour être valable, le PV d’AG doit impérativement être signé.

Par qui ?

Les personnes tenues de le signer diffèrent selon la forme de la société. Par exemple :

- dans le cadre d’une SA, le PV doit être signé par les membres du bureau (qui comprend notamment un président, des scrutateurs et un secrétaire) et le président de séance ; dans le cadre d’une SARL, le PV doit être signé par les gérants et (le cas échéant) le président de séance.

Attention à conserver les PV d’AG.

Les PV d’AG doivent impérativement être conservés sur un registre spécial tenu au siège social de la société. Celui-ci doit obligatoirement être côté et paraphé :

- soit par un juge du tribunal de commerce ;

- soit par un juge du tribunal judiciaire ;

- soit par le maire de la commune du siège social ou un adjoint au maire.

Bon à savoir.

Le registre des PV d’Assemblées Générales (et donc leur conservation) peut être tenu :

- par voie papier,

- sur un support électronique,

- ou encore via des feuilles mobiles regroupées en liasses et insérées dans un registre à anneaux ou à broches, reliées ou collées sur un registre.

Publication des décisions collectives.

Les décisions collectives prises en AG doivent faire l’objet de formalités de publicité diverses, dont la teneur diverge selon la nature des décisions prises et le type de société concernée.

Exemple.

La décision d’affectation du résultat votée par les associés doit être déposée au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’approbation des comptes annuels (ou dans les 2 mois qui suivent cette approbation lorsque le dépôt est fait par voie électronique).

Conserver les documents liés aux AG.

Pour mémoire, les documents liés aux AG doivent impérativement être conservés pour une durée :

- de 10 ans, en ce qui concerne les documents comptables et pièces justificatives (dont font partie les PV des décisions collectives) ;

- de 6 ans pour les documents sur lesquels l’administration fiscale peut exercer son droit de contrôle ;

- de 3 exercices, pour les documents qui peuvent faire l’objet d’une demande de communication permanente par les associés (par exemple les comptes annuels dans le cas d’une SARL).

En conclusion

Si les assemblées générales constituent un moment incontournable dans le cadre de la gestion de la société, leur tenue doit toutefois être anticipée afin de respecter l’ensemble des modalités requises pour leur validité. La maîtrise de ces impératifs est primordiale : n’hésitez pas à prendre conseil !

Sources :

- Articles L 225-96 et suivants et R 225-61 du Code de commerce (règles applicables aux SA)

- Articles L 227-1 et suivants du Code de commerce (règles applicables aux SAS)

- Articles L 223-1 et suivants et R 223-1 et suivants du Code de commerce (règles applicables aux SARL)

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