Les 10 commandements du registre unique du personnel

Voici les 10 commandements du registre unique du personnel. Ce registre permet de s’assurer de la transparence des emplois dans votre entreprise. Il récapitule l’ensemble des entrées et des sorties des salariés dans la société.

Suivez les 10 commandements du registre unique du personnel et ne prenez plus le risque de ne pas être en conformité avec la loi !

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1. Dès le premier salarié, un registre unique du personnel, vous créerez

Dès l’embauche de votre premier salarié, vous avez l’obligation de créer un registre unique du personnel.

PF Social (ex-LEGIBOX) vous permettra de répondre à cette obligation très simplement et gratuitement pour vos premiers salariés.

2. Des informations justes et complètes, vous renseignerez

En tant qu’employeur, vous êtes le garant des informations renseignées dans votre registre, d’où l’obligation de le tenir avec précaution.

Si les mentions contenues dans le registre sont erronées ou incomplètes, votre entreprise peut se voir condamnée à une peine d’amende pouvant s’élever jusqu’à 3 750 € par salarié concerné (R1227-7 du code du travail).

3. Les champs obligatoires, vous renseignerez

Le registre unique du personnel doit contenir des mentions obligatoires permettant d’identifier le salarié (ou, le cas échéant, le ou les stagiaires).

Avec le registre en ligne de PF Social (ex-LEGIBOX), les mentions indispensables sont pré remplies et vous êtes accompagnés pour chaque champ obligatoire à saisir. Ainsi, soyez certain de n’oublier aucune information et votre registre sera complet.

4. Le bon support de rédaction, vous utiliserez

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre unique du personnel. Si vous choisissez d’utiliser un support informatique, par exemple, celui-ci doit impérativement offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

PF Social vous propose de créer votre registre sur un support numérique et accessible en ligne que vous pourrez ensuite facilement éditer en PDF sécurisé et imprimer. Ainsi, créez votre registre unique en quelques clics et bénéficiez  des avantages offerts de la version numérique : communication électronique, mises à jour facilitées, centralisation pour plusieurs établissements, etc…

5. La traçabilité des informations, vous garantirez

Sur support papier comme numérique, vous devez inscrire les informations de façon indélébile (évitez le crayon, les fichiers Excel…). En effet, le registre unique du personnel sert à lutter contre le travail dissimulé.

Au même titre que le registre papier doit comprendre des pages reliées et numérotées que personne ne peut arracher, l’application de PF Social garantit la traçabilité et la continuité des lignes saisies. Vos données sont sauvegardées dans des Datacenters sécurisés.

6. Pour chacun de vos établissements, un registre du personnel vous tiendrez

Si votre entreprise est composée de plusieurs établissements, vous devez alors doter chacun de vos établissements d’un registre unique du personnel (Cass. Crim. 31 janvier 2012 ; n° 11-85226). C’est-à-dire qu’une société doit avoir un registre par succursale, boutique, établissement…

Avec PF Social, créez un nombre illimité de registres uniques du personnel, importez vos registres existants et mettez-les à jour en quelques clics. Vous pouvez ainsi centraliser la tenue de tous vos registres dans un seul endroit sécurisé et conforme en cas de contrôle.

7. Aux délégués du personnel et à l’inspection du travail vos registres, vous communiquerez

Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale, c’est à dire l’inspection du travail.

8. Durant 5 années, vous conserverez

Vous devez conserver toutes les informations portées sur le registre unique du personnel concernant un salarié jusqu’à la 5e année suivant sa sortie de l’entreprise.

9. Aux contrôles, vous vous plierez…

En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’un des premiers documents demandés est le registre unique du personnel et les déclarations d’embauche de vos salariés.

Avec PF Social joignez à chaque ligne de votre registre les DPAE (Déclarations préalables à l’embauche) et tout autre document susceptible de vous être demandé : autorisation de travail pour un travailleur étranger, convention de stage pour un stagiaire…

10. La sérénité de savoir vos registres sociaux à jour, vous récolterez.

Ne vous posez plus la question de savoir si vos registres du personnel sont bien à jour. Tenez les simplement et de façon entièrement sécurisé en ligne.

Dégagez vous du temps précieux à consacrer à votre activité.

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