Les registres de décisions d’assemblées dématérialisés

Les registres de décisions d’assemblées constituent une formalité obligatoire pour les sociétés.

Nécessairement coté et paraphé auprès du greffe du tribunal de commerce, le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 autorise désormais à tenir ce registre sous forme numérique.

Registre d’assemblée, cote et paraphe, rappel de vos obligations.

Le principe du registre d’assemblée est de consigner sur un support préalablement coté et paraphé au greffe du tribunal de commerce, les procès-verbaux de l’assemblée concernée, signés par les parties prenantes.

Dématérialisation : ce qu’il faut savoir

Aujourd’hui il existe une nouvelle alternative au registre papier. En effet depuis octobre 2019, le décret N°2019-1118 autorise à présent à remplir ces mêmes formalités sur un support numérique, mais attention, sous réserve de respecter certaines obligations ! Notamment, votre registre doit être enregistré auprès du greffe et votre support numérique doit garantir les mêmes conditions de traçabilité que le papier.

Concernant les procès-verbaux, la signature électronique doit être appuyée d’une vérification de l’identité des signataires (par le biais par exemple de la carte nationale d’identité ou le passeport), cette signature vérifiée constitue ce que l’on appelle une signature électronique de niveau avancé. C’est le niveau requis pour la signature des procès-verbaux.

Et en application ? La solution PF Assemblées

Pour répondre à ce nouveau champ de possibilité, la Papeterie Financière a développé en 2019 PF Registres, véritable plateforme enligne regroupant les registres obligatoires des sociétés sous trois axes, documents liés aux mouvements de titres, registres sociaux obligatoires et bien sur les registres de décisions d’assemblées.

Garantie de traçabilité

Sur toute version numérique, pour répondre aux principes règlementaires imposés, il faut pouvoir tracer toutes les modifications qui ont été appliquées aux documents.

Ce principe peut désormais s’appliquer grâce à l’ancrage sur la blockchain.

La Blockchain constitue une gigantesque base de données dite distribuée : elle est partagée par ses utilisateurs, la validité de la chaîne est donc vérifiée par chacun. Elle est considérée aujourd’hui comme infalsifiable.

PF Assemblées va donc permettre de garantir cette traçabilité grâce au principe de l’ancrage d’une emprunte du registre sur une blockchain publique, l’Ethereum.

Une emprunte de l’entièreté du registre est ancrée sur la blockchain, et permet de délivrer un certificat de traçabilité sur lequel on va retrouver un lien crypté donnant accès aux informations déposées sur la blockchain. L’accès à ce lien est évidemment restreint aux personnes concernées.

Au clic sur cette URL de contrôle, on a pouvoir retracer le document original certifié, et donc le confronter à la version que l’on a en sa possession.

Une fois le registre ancré sur la blockchain, la moindre ligne du registre est scellée, il est impossible de la modifier : cette pratique apporte un niveau de traçabilité jusqu’ici inégalé.  

Unicité du registre

Le principe est de pouvoir garantir qu’un registre n’existe qu’en un seul exemplaire, qu’il est unique.

Traditionnellement cette unicité était établie en version papier grâce à la formalité du paraphe, qui délivrait au document une identification certaine et exclusive. Ainsi, lorsqu’un registre arrivait à son terme, le suivant devait nécessairement répondre à la même formalité et être à son tour paraphé.

Sur PF Assemblée, cette unicité du registre va être apportée par la délivrance d’un numéro unique par le greffe du tribunal de commerce concerné. Ce numéro va identifier le registre numérique en principe toute la vie de l’entreprise.

Reprise de l’historique

Il est possible aujourd’hui de reprendre en numérique l’historique de ses registres papier, afin d’en conserver l’existant sur PF Assemblée.

Notre solution permet trois options vis-à-vis de l’existant:

- Il est possible d’arrêter son registre papier à un instant T, et de le continuer, à la suite sur PF Assemblées. Pour ce premier cas de figure il est obligatoire de conserver son registre papier.

- Afin de centraliser toutes ses informations sur la plateforme il est également possible de scanner l’ensemble de ses procès-verbaux passés et de les importer sur son compte PF Assemblées. Il est là aussi obligatoire de conserver son/ses registre/s papier.

- Enfin, il est également envisageable de procéder à ce que l’on appelle une numérisation fidèle. Cela consiste à faire numériser ses procès-verbaux par un tiers de confiance qui va respecter un certain nombre de normes de sécurité, afin de pouvoir s’affranchir de son registre papier.

Réversibilité

Les abonnements PF Assemblées sont adossés à une clause de réversibilité selon laquelle nous nous engageons à restituer l'intégralité des données, les registres en format PDF signés électroniquement et horodatés, ainsi qu'un journal des opérations. Tous ces éléments sont opposables en cas de contrôle et permettent de reprendre à cet instant T la tenue des registres sur un autre support.

Il est également possible de procéder à la« re-matérialisation » des registres en format papier. PF Registres se positionne alors comme tiers de confiance pour garantir la validité des registres concernés.

Sécurité et confidentialité

Sur PF Assemblées, la sécurité et la confidentialité des données sont garantis à différents niveaux.

Les données sont hébergées en France chez un hébergeur RGPD Compliant, sur des serveurs dédiés et avec des sauvegardes toutes les 24h.

Par ailleurs les mots de passe sont cryptés, et différents niveaux de droits d’accès permettent la possibilité de cloisonner l’accès à certaines données, en fonction du type de registre accessible par l’utilisateur. Les niveaux de droits permettent également de restreindre, voire de bloquer l’accès à certaines fonctionnalités.

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