Traitement informatisé des registres du personnel : que dit la loi ?

Quelle forme pour mes registres du personnel obligatoires ?

Historiquement, le registre unique du personnel se présente sous la forme d’un cahier grand format double-page, pré-imprimé, disponible chez tout fournisseur d’articles de bureau. Toutefois, compte tenu de la généralisation du traitement informatisé de la paie et du caractère contraignant de la tenue du registre du personnel sur support papier, il a également été permis de le tenir sous forme numérique à condition qu’il offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Comme vous le savez, le registre unique du personnel est un registre obligatoire pour toutes les entreprises où sont consignées les entrées et les sorties de personnel. Il doit être tenu à jour en permanence au sein de chacun établissement de l’entreprise et pouvoir être présenté à tout moment à l’inspection du travail en cas de contrôle.

Que dit le Ministère du Travail ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier – informatiques notamment – ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.

Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération.

Textes de référence Articles L. 1221-13 à L. 1221-15, L. 8113-6 (supports informatiques) et D. 1221-23 à D. 1221-27 du Code du travail.

Que dit la CNIL ?

Les traitements de gestion des rémunérations, des registres obligatoires et des déclarations sociales obligatoires mis en œuvre par les employeurs privés sont des traitements extrêmement courants et standardisés qui ne sont pas susceptibles, dans le cadre de leur utilisation régulière, de porter atteinte à la vie privée des salariés concernés. La Commission estime en conséquence qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et de dispenser ces traitements de toute formalité déclarative préalable.

CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004. –

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